Si usted decide informatizar su negocio, o bien, utilizar un equipo informático en su hogar para realizar unas labores …

¿ Qué es lo que necesita ?

A) Un software, con el que trabajar ?

ó

B) Una solución software ?

Posiblemente, ente este momento se le plantee la siguiente duda … ¿ no es lo mismo un software (A), que una solución software (B) ?

Como es de esperar la respuesta es NO, y la elección entre (A) y (B) dependerá de varios factores, pero principalmente de sus conocimientos y formación.

Me explicaré mejor. Aunque existen muchos sitios donde se habla de “software” y “solución software” indistintamente, realmente no son la misma cosa.

Cuando se habla de un “software“, estamos hablando de una herramienta. Para un usuario final, un ordenador, el sistema operativo y las aplicaciones que utiliza, son meras herramientas para realizar un trabajo. Por ejemplo, un procesador de textos para un oficinista o adminstrativo, es como para un cirujano su bisturí, un carpintero su sierra, o un albañil su pala o martillo. Son objetos que un profesional manipula para realizar una labor.

El software de amplia difusión, nos permite comprar aplicaciones en muchos lugares, como quien compra una lavadora, un martillo, o cualquier otro producto de consumo. Si embargo para poder utilizar ese software es necesario que quien vaya a utilizarlo deba cumplir una serie de requisitos, los cuales en ocasiones son obvios, pero como suele decirse, el “sentido común es el menos común de todos los sentidos”.

Pongamos un ejemplo.

Supongamos que necesitamos desplazarnos de nuestra casa al trabajo diariamente, de modo decidimos comprarnos un coche, el cual será una herramienta para poder llegar al trabajo de forma cómoda y rápida. Así que acudimos al concesionario, y rellenando la documentación oportuna, nos lo financian e incluso nos regalan el seguro obligatiorio … Estamos supercontentos con el trato que hemos recibido, y la verdad es que el coche es muy bonito y fiable, es más el vendedor nos asegura que tan fácil de conducir que “hasta un niño podría hacerlo“, cómodo y robusto … Perfecto. Entonces, tras el papeleo oportuno, acudimos a recoger el vehículo que nos tenían reservado, nos ponemos al volante y de repente dices … pero … “¿ estó como se conduce ? ¿ para qué sive esta palanca ? ¿ y esto cómo se mueve ?” Ante esas preguntas el comercial nos indica donde se encuentran los controles básicos del coche (pedales, cambio de marcha, radio cd, freno de mano, luces, …); a lo cual le decimos: “Bien … ¿ pero esto cómo se maneja ?“, el comercial respetuosamente nos pregunta, “bueno … ¿ usted tendrá permiso de conducir, no ?“, a lo cual respondemos … ” ¿ permiso de qué ? a mi nadie me dijo nada que me hacia falta ese permiso. Me siento engañado.“

Un inciso,

si todo esto le parece extraño y nuevo, le digo que sí, efectivamente, hace falta un permiso de conducir para poder circular con un coche, y que este lo podrá obtener acudiendo a una autoescuela …

Bromas a parte, y aunque este ejemplo es muy extremo (pienso que todo el mundo sabe, incluso quien no conduce, que hace falta un canet de conducir, para poder llevar un coche …), existen situaciones en el mundo de la informática, donde el usuario se piensa que por comprarse un ordenador y un programa ya es capaz de hacer lo que quiera.

Muchos piensan que : “comprándome el Adobe Photoshop (R) y un ordenador de última generación, seré un Picaso o un Dalí …“, o “comprándome un programa de contabilidad podré llevar la empresa al día” … Bien, quien piense así se olvida de que un programa o un software es una “herramienta”, que nos ayuda a trabajar y facilita nuestras labores, pero no hace el trabajo por nosotros. Como los que realmente trabajamos somos nosotros, necesitaremos conocer nuestros trabajo, tener aptitudes para el mismo, y formarnos tanto para el trabajo, como en la herramienta que vayamos a utilizar; y por último, practicar mucho.

Por ejemplo, para hacer la contabilidad de una empresa con un cierto programa, antes deberemos saber de contabilidad. El manual del programa nos enseñará su uso y manejo (el de la herramienta), pero antes deberemos saber teoria contable (lo que es una cuenta, un asiento, un apunte, el principio básico contable, …). Pero no solo eso, el programa que utilizamos funciona en un ordenador y con un sistema operativo Windows, Linux, Macintosh o el que sea. Por ese motivo deberemos formarnos también, aunque sea a un nivel básico a desenvolvernos en ese entorno de trabajo.

¿ Se imaginan intentar usar un programa Windows, sin saber lo que es un ratón ?

Cuando compramos software, compramos una herramienta, y debido a estas lagunas formativas que puedan existir, es donde finalmente surgen los servicios de empresas para lograr una “solución software”, es decir, una herramienta software más unos servicios adicionales que nos permitan realizar nuestro trabajo. Estos serivicios pueden ser de instalación / implantación del programa, formación (del programa, del sistema operativo, de un PC o sobre cualquier otra temática - mecanografía, contabilidad, diseño gráfico - teoría del color y la composición -, …), copias de seguridad, etc.

Por ello, y para evitar malos entendidos con su vendedor de software, antes de tomar una decisión, piense un poco y pegúntese a usted o a su vendedor, “¿ qué requisitos previos formativos y de aptitud son necesarios para poder utilizar el programa ?”

Haciendo caso a Albert Einstein cuando dijo “Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”, observa la necesidad de impulsar a su empresa partiendo de un cambio en su gestión y organización.

Posiblemente sea este el punto, en el que detecte la necesidad de incorporar un software que le ayude en las labores de gestión, producción, fabricación, financieras, etc de su empresa. Llegada a esta situación, y tras leer un poco de las alternativas del mercado posiblemente se plantee la siguiente pregunta.

¿ Qué tipo de software implantar en mi empresa ?

A.- ¿ Un software vertical o paquete informático (suite) específico para mi sector?

B.- ¿ Un ERP (Enterprise Resource Planning), es decir, un Software Integral para la  Planificación de los Recursos de mi Empresa?

Antes de continuar un inciso:

Si desconoce lo que es un ERP, o tiene una idea un poco confusa, le recomiendo las anteriores entradas en el blog donde se comentaban los 10 consejos en la elección de un ERP (parte 1 y parte 2), o bien acudir a la wikipedia.

Si desconoce lo que es un software vertical o paquete informático vertical, en ocasiones llamados también “suite de gestión”, les comentaré que son un desarrollo informático pensado específicamente para solventar la necesidad concreta de un sector determinado. Son aplicaciones con mayor o menor contenido, pero que han sido concebidas para solventar con cierta eficiencia y eficacia la rutina marcada por un tipo de negocio.

Continuemos….

Si esta pregunta me la hubiese hecho hace 10 ó 15 años, posiblemente podría aconsejarle la implantación de una aplicación o suite específica para un sector, o incluso, según fuese el caso, el desarrollo de una solución a medida (suponiendo que no existiese solución estándar en el mercado válida para su negocio, o tuviese unos requisitos muy específicos no incorporados en las soluciones paquetizadas). En aquel momento las soluciones ERP existentes en el mercado, estaban destinadas para grandes empresas y corporaciones, y por lo tanto su coste era muy elevado. Eran más rentables las soluciones verticales o suites estandar.

Sin embargo, hoy en día ya no es así. El costo de los programas informáticos se ha reducido, y la escalabilidad del software es mucho mejor gracias a la evolución de las herramientas de desarrollo. A esto hay que unir, que durante este tiempo, la estrategia de un gran número de empresas de desarrollo de ERP ha cambiado, para centrarse en el mercado pequeño-medio (small and middle market), es decir, en la pequeña y mediana empresa PYME. En ese sentido, hoy tenemos soluciones ERP modulares que permiten a la empresa adquirir aquella funcionalidad necesaria, sabiendo que el producto se podrá escalar según esta evolucione.

En la actualidad es preferible elegir la implantación de un ERP. Pero, no me malinterprete, si lo desea, podrá comprar una suite o software vertical específico de su sector, y estos productos seguirán teniendo su nicho de mercado, sin embargo, cada vez tienen menos sentido. ¿ Por qué ? Estas son algunas de las razones:

• Adecuación. ¿ por qué comprar algo que sólo le ofrece una parte de lo que usted desea ? Los ERPs actuales son modulares y ofrecen muchísimas funcionalidades capaces de satisfacer sobradamente su demanda, por lo que sólo necesitará incluir aquello que necesita.

• Escalabilidad. ¿ qué sucederá según su empresa crezca y demande nuevas funcionalidades ? La modularidad de un ERP, le permitirá incorporar aquellas nuevas características que inicialmente no requería.

• Flexibilidad: ¿ Quién sabe a donde evolucionará su empresa en 5 años ? Su empresa no puede quedarse estancada, porque el software que utiliza no puede realizar un nuevo proceso o atender una nueva necesidad. Los ERPs son personalizables, por lo que si demanda la gestión de un nuevo proceso, tendrá la posibilidad de incorporarlo mediante 3 vías, que según el caso pueden ser:

o La parametrización del módulo implicado
o La adquisición de un módulo que resuelva la nueva necesidad
o El desarrollo de un software específico integrado en el ERP

Por el contrario, si usa un software vertical, lo máximo que podrá hacer es sugerírselo a la empresa responsable del producto, y esperar a que un día piensen en incorporarlo.

• Integración en las labores del negocio. Un ERP maneja la información como un todo, es decir, la información de los diferentes módulos están interrelacionadas en una misma base de datos. Por ejemplo, producción debe estar comunicada de forma efectiva con la contabilidad, ventas, compras o cualquier otro departamento de la empresa.

• Necesidad de integración EDI (intercambio electrónico de datos) con otras empresas. Según crece una empresa, puede acceder a mejores clientes, y llega un momento, en el que por ejemplo, para agilizar los procesos de compras y ventas, los clientes demandan la comunicación automatizada entre los sistemas informáticos de ambas empresas, para la realización de estas labores. Esta es una de las cuestiones que suelen estar soportadas por los modernos sistemas ERP.

• Garantía de continuidad. Muchas suites informáticas de software vertical, suelen estar desarrolladas por pequeñas o medianas empresas de dudosa continuidad, o con dificultad para soportar una época de bajo negocio. Sin embargo, el desarrollo de un ERP, requiere la existencia de una empresa solvente, habitualmente respaldada por un grupo inversor, con suficiente capital como para sostener el desarrollo de las dimensiones de un ERP.

• Relación Funcionalidad / Precio: Esta relación, suele ser mayor en los ERPs destinados a la PYME que en muchas suites sectoriales estándar. Es decir, lo que ofrecen, y al precio al que lo hacen suele ser más rentable. Es más, con objeto de abaratar costes y facilitar la penetración de los ERPs en las Micro PYMES, se está comenzando a utilizar un nuevo modelo de negocio llamado SAAS (Software As A Service) o también llamado Software como Servicio. En esta modalidad, se ofrece a la empresa la posibilidad de alquilar el uso del ERP, para minimizar los costos y el riesgo de la inversión inicial. Esta forma de negocio, se concibe como una opción con proyección en los próximos años para aquellas empresas que, por sus limitaciones económicas, hasta la fecha sólo podían optar por Suites Informáticas Verticales, que limitaban su crecimiento.

Como puede ver, existen razones de peso para decantarse por una solución ERP frente a un software vertical específico del sector. Es más, muchos desarrolladores de ERP, como consecuencia de su recorrido y continuo contacto con las empresas, suelen tener soluciones verticales basadas en su ERP para sectores específicos, como por ejemplo: viñedos, construcción, inmobiliarias, industrias de producción y fabricación, etc. Razón más aún para seleccionar un ERP en esta decisión.

En conclusión, pocas bazas tiene a su favor un software vertical específico de un sector, siendo una de ellas el precio. Pero como hemos comentado este factor cada vez reduce su diferencia, y si a esto añadimos las posibles subvenciones existentes de la administración pública por modernización en la empresa, puede llegar a ser nulo.

1. Funcionalidad
2. Tecnología utilizada, posibilidades de futuro
3. Experiencia de la empresa implantadora
4. Fabricante del software
5. Tiempos de implantación
6. Soporte, actualizaciones
7. Coste total de propiedad

llegando a comentar los dos primeros (funcionalidad y tecnología utilizada). En este artículo continuamos comentando los restantes:

3. Experiencia de la empresa implantadora. Como indicábamos anteriormente, el software es una herramienta para su empresa. Pero una herramienta a la que debe adaptarse y que deberán adaptársela a las peculiaridades de su empresa. El éxito de una implantación radica en gran medida en la empresa que realiza esta labor. Haciendo un símil, un ERP es como un traje de fábrica, este puede puede elegante, informal, para verano o invierno, … todo depende del tipo que necesite. Sin embargo, una vez que lo elija  le deberán tomar medidas y realizar arreglos para adaptarlo a su cuerpo. Por ello,  el éxito de que el traje le quede mejor o peor dependerá en gran medida de las habilidades, soltura y experiencia de quien le venda y arregle el traje.  Deberia realizarse estas preguntas:
   ¿ qué experiencia tiene la empresa ?
   ¿ cuánto tiempo lleva trabajando ?
   ¿ han implantado con anterioridad para otra empresa de mi sector ?
   ¿ qué referencias puedo tener de ella ?

4. Fabricante del Software.  En relación con los puntos comentados anteriormente sobre las posibilidades de futuro, es importante tener información sobre el ERP y la empresa que está destrás de su desarrollo. Ella es la responsable del 100% de las funcionalidades estándar que ofrece el ERP, su evolución y planes de futuro, y es quien en última instancia responderá por este. Por lo cual debería plantearse estas cuestiones:
   ¿ qué empresa es la desarrolladora del ERP ?
   ¿ cuál es su evolución en los últimos años ?
   ¿ cuántas implantaciones tiene a nivel ?
   ¿ dispone de verticalizaciones para mi sector ?
   
5. Tiempos de implantación.  Cuando se propone la implantación de un ERP, esta debe marcarse dentro de unos plazos y tiempos previstos. Son comunes los casos de implantaciones largas que llegan a cerca de un año por una mala planificación inicial, o sencillamente aquellos en los que se contrataron soluciones sin mirar sus tiempos de implantación.  Antes de elegir un ERP deberá preguntarse ¿ en cuánto tiempo se implantará el ERP en la empresa ? ¿ qué plan o timming del proyecto tienen propuesto ? Aunque en muchas soluciones dicen tener bajos tiempos de implantación, sea cuidadoso en la elección. ¿ qué es poco tiempo ? ¿ qué es mucho ? La mejor forma de salir de dudas es comparando lo que le ofrezcan distintas soluciones. Si le informan que los tiempos de implantación son por debajo de 1 mes, deténgase y estudie el caso. Son pocos los escenarios donde un ERP se implanta en menos de 1 mes. En situaciones de dudosa temporalidad,  hágase estas preguntas:
   ¿ cómo le han contabilizado el tiempo ?
   ¿ están incluidas todas las fases del proyecto ?
   ¿ se lo han contabilizado como la suma de las dedicaciones de los consultores/técnicos implicados ? si es así, tenga en cuenta que suele ser una temporización correcta para presupuestar, pero irreal en la implantación, ya que es normal que existan labores que no se puedan solapar en el tiempo, o requieran reunirse con personas o grupos de ellas que habrá que coordinar, por lo que pasará tiempo entre distintas reuniones. Para evitar estas situaciones, considere importante que le presenten un plan de implantación con un calendario asociado.
   ¿ realmente es un ERP lo que le van a implantar ? quizás le estén vendiendo una “suite de gestión”, que aunque le pueda ser válido, no es un ERP. En los últimos 10 años, han aflorado muchas suites de gestión, que dicen ser “ERP”. Este es un término tan vulgarmente usado por sendas compañías para hacer referencia a su software de gestión, que en muchos casos, nos hacen dudar de  ¿ qué es un ERP ? o de si lo que estamos comprando es un ERP. Bien si desea saber exactamente lo que es un ERP, le sugerimos acceda a esta sección de la web (Definición de ERP), o bien acuda a la Wikipedia. Para aclarar un poco, desde otro punto de vista, podemos decir que NO es un ERP aquella aplicación o conjunto de estas que integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de “Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo”, por tanto se concibe como una aplicación que gestiona los datos de la empresa de una forma global, y no como varias aplicaciones que intercambian o exportan datos en bases de datos distintas.
6. Soporte, actualizaciones, personalización / integración. Antes de implantar un ERP en su empresa, deberá ser consciente de la necesidad de soporte sobre el funcionamiento de la aplicación o las personalizaciones realizadas. También es importante ver qué grado de personalización me pueden ofrecer y la integración con otros sistemas o maquinarias existentes. Estudie con detenimiento el típo de soporte que le ofrecen, si se incluyen o no actualizaciones, qué forma de contratación tiene (cuota anual proporcional a las licencias, bolsa de horas de trabajo, …)
7. Coste total de propiedad. Este es un apartado delicado y a veces confuso. ¿ cuánto me cuesta realmente implantar la solución ?. Tenga presente que toda solución tiene asociado unos costes directos y otros “ocultos” o indirectos.Los costes directos, como su nombre indica son los mas obvios y están reflejados en la mayoría de los presupuestos (licencias del ERP, horas de contultores y técnicos en la implantación / personalización o desarrollos complementarios para añadir funcionalidades que no vienen en el estándar, soporte postimplantación, actualizaciones de versión, etc).Por otro lado existen costes ocultos derivados de los anteriores y que no siempre se expresan en un presupuesto formal, como pueden ser (hardware necesario, licencias de sistema opertativo / aplicaciones / librerías de terceras empresas, formación / adaptación del personal, horas de trabajo del personal no dedicadas a la producción durante el proceso de implantación, etc). En este último caso hemos contemplado algunos que podrían considerarse directos (hardware, licencias de sistema operativos o software de terceras empresas), pero que debido a que en ocasiones son obviados y en otras no contemplados en el presupuesto formal de la oferta, hemos preferido incluirlos en indirectos. Recuerde medir todas estas variables, a la hora de contrastar precios, ya que se puede llevar una desagradable sorpresa al elegir supuestamente una opción de menor coste, pero que a corto / medio plazo es más cara que otras.

Espero que este artículo dividido en dos entradas os haya sido útil. Los siete puntos o factores indicados se han abordado de una forma introductoria y ligera, por lo que seguramente en próximas entradas, se traten algunos con mayor profundidad.

Por último, si queréis hacer cualquier tipo de comentario, sugerencia o ampliarlos, registraos y escribid.

Consideraciones

El software se ha convertido en la actualidad en uno de los pilares de la gestión y operativa diaria de cualquier empresa. Su correcto funcionamiento y flexibilidad, condicionará nuestra eficacia y eficiencia. Es por ello, que la elección del mismo debe realizarse meditadamente y de forma objetiva, intentando medir los mismos puntos en la variada oferta que existe en el mercado.

En el caso de los ERPs, esta elección se hace aún más trascendente, porque este  será el software de referencia sobre el que descansará la mayoría de las gestiones y operativa de los departamentos de la empresa.

Hemos de aclarar que la elección de un ERP es una labor muy compleja en la que intervienen múltiples factores, y en muchos casos difíciles de evaluar. Por ello, en el presente artículo se exponen los 7  de puntos básicos de referencia, que un directivo o gestor de cuentas debería tener en consideración en las fases  de búsqueda y evalución de un ERP para su empresa.

1. Funcionalidad.
2. Tecnología utilizada, posibilidades de futuro.
3. Experiencia de la empresa implantadora.
4. Fabricante del Software.
5. Tiempos de implantación.
6. Soporte, actualizaciones.
7. Coste total de propiedad.

Pasemos a aclararlos y comentarlos.

1. Funcionalidad. Los ERPs son aplicaciones que incorporan módulos para resolver una gran variedad de las necesidades de una empresa, y se les suele catalogar dentro de la categoria de “Software Horizontal” (en otro artículo hablaremos de las soluciones verticales basadas en ERP). Pese a que la mayoría cubren unas áreas comunes (contabilidad analítica y presupuestaria, facturación, clientes, proveedores, almacén, …), no todos lo hacen igual ni ofrecen lo mismo o al mismo grado. Por en este punto, debería plantarse las siguientes preguntas:

   ¿ Resuelve y satisface mis necesidades funcionales ?
   ¿ es compatible con mi organización ?
   
   No caiga en el error de seleccionar un software que resuelve un área de actuación de su empresa, pero que en la práctica lo hace de forma incompleta o dificultosa para la forma de trabajo en su empresa.

   Recuerde:  El software es una herramienta para su empresa. Este debe ayudarle a solucionar ciertas carencias y a mejorar su productividad. Este debe ser parte de la solución, no un problema, ya que para problemas y desafíos, tenemos la realidad cotidiana.

2. Tecnología utilizada, posibilidades de futuro.  Un ERP, se contempla como una solución software y hardware, que se implanta con las espectativas de que coexista en la empresa durante mucho tiempo. Cambiar de software (al fin y al cabo es una herramienta más de la empresa, pero no una cualquiera), requiere una formación y adaptación de los empleados, así como un cambio en la operativa de trabajo. Esto suele ser costoso en tiempo y dinero, y tener un gran rechazo en la empresa por los propios empleados. Por ello, se debe apostar por una solución tecnológica con espectativas de futuro, a fin de evitar que se cambie, al menos a medio - largo plazo. En el desarrollo de ERP existen distintas vertientes tecnológicas, cada una con sus pros y contras, de forma que hablar de ellas es como hablar de religión, fútbol o política. Existen personas más afines a unas u otras tendencias, así como defensores y detractores acérrimos. Salvando el debate tecnológico sobre cuál es mejor o peor, o cuál nos gusta más, deberá tener encuenta que sea cual sea la elección tomada, esta tendrá que realizarse considerando  su evolución y posibilidades de futuro.

   Por ejemplo: Hoy en Marzo de 2009, si opta por una solución basada en tecnología Microsoft, no tendría mucho sentido seleccionar aquella desarrollada en Visual Basic 6.0, o con trozos de código de VBA (Visual Basic for Application), ya que Microsoft desde 2002 marcó claramente la tecnología .NET (DOT.NET) como la sucesora, incluyéndola de serie en la herramienta de desarrollo Microsoft Visual Studio (.NET) 2002. Es más, según la Wikipedia (Desde el 1 de Julio de 2007, Microsoft ya no ofrece nuevas licencias de VBA a nuevos clientes).

En la próxima entrada terminaremos comentando los puntos restantes.