Organiza bien los documentos de tu empresa con la ayuda de un DMS

Poco a poco, la oficina “sin papeles” se está convirtiendo en una realidad. Diariamente solemos manejar más documentos en formato PDF, MS. Word o Excel que en soporte papel.

Con el bajo coste de las impresoras multifunción se ha hecho común en muchas empresas escanear los documentos físicos, principalmente facturas o albaranes, para guardar una copia y archivarla en soporte digital…

Bienvenido a la "oficina sin papeles"

En esta situación seguramente en más de una ocasión nos habremos preguntado

¿ dónde está la factura del proveedor X de hace 7 meses ?
¿ dónde están las facturas donde hayamos comprado el producto Y ?
¿ Dónde está la notificación que nos envió Hacienda de hace unos meses ?

Sí amigos, con la nueva oficina “sin papeles” hemos cambiado el desorden físico de los papeles que solían inundar nuestra empresa por un dersorden “invisible” y digital
de nuestros documentos…

Como en toda empresa, el orden es fundamental, y en este artículo, tras el salto, os mostraremos lo cómoda que nos puede hacer la vida la utilización de un Software de Gestión Documental (DMS).

Un DMS del inglés (Document Management System), es un software especializado para la gestión documental de tu empresa u organización.

Este nos va a permitir tener bien organizados y clasificados nuestros ficheros y archivos, para después localizarlos con celeridad.

Llegado a este punto muchos podrán decir, que el propio explorador de archivos que viene con el sistema operativo es suficiente, y que con él se puede organizar de forma cómoda y sencilla los documentos de la empresa organizados en carpetas y directorios.

Explorador de archivos Windows FMS

Sí y ciertamente tienen bastante razón, sobre todo si son pocos los ficheros y se hace una buena alborescencias de las carpetas. En ese caso estamos hablando de un FMS (File Management System), es decir, un administrador de archivos el cual carece de muchas de las bondades que incorpora un DMS.

Con un FMS (un explorardor de archivos) se nos hace muy difícil y laborioso, si no imposible resolver situaciones del tipo:

Quiero saber entre todos mis documentos(word, excel, correos electrónicos, pdfs, etc), aquellos relacionados con “Juan Hernandez”, o que sean de “Hacienda”.

Es más, en el caso en que se digitalizan los documentos físicos, es habitual llevar un registro de entrada de los mismos y asignarle una numeración / codificación. Un FMS no puede asistirnos en esto casos.

Dicho de una manera sencilla un Gestor Documental (DMS) es como un Gestor de Archivos (FMS), pero con más funcionalidades y potencial, pensado para organizar y localizar rápidamente documentos.

DMS existen muchos en el mercado, cada uno con unas características funcionales y técnicas específicas, orientados desde pequeñas empresas y organizaciones que manejan cientos o miles de archivos, a grandes corporaciones con decenas de usuarios que manipulan millones de ficheros. Sin embargo, la mayoría tienen al menos estas características:

1.- Permiten organizar de forma centralizada los documentos de la empresa, organizándolos en carpetas.

2.- Acceso a la información en red desde distintos ordenadores.

Hasta aquí con un FSM podría conseguirse lo mismo.

3.- Definición de tipos de documentos.

4.- Control de versiones. LLevar un registro de las veces que se ha cambiado un documento.

5.- Previsualización del documento. Posibilidad de ver su contenido (o parte) sin necesidad de abrirlo con
un programa externo.

6.- Permiten la indexación de contenidos. Este es un gran avance. El DMS, permite “leer” el contenido de los documentos que registramos y crear unos índices de búsqueda rápida, a partir de las palabras que en ellos aparecen. Ya sea un documento de MS Word, Excel o un PDF, gracias a esta característica podremos localizarlos entre miles o millones de archivos de todo el árbol de carpetas que hayamos creado, sencillamente por una palabra o frase. Es como tener un buscador de internet para los documentos de nuestra oficina.

7.- OCR integrado. En relación con el punto anterior, muchos DMS permiten hacer un reconomiento de caracteres (OCR) sobre las imágenes de los documentos registrados. Esto es muy útil en PDFs e imágenes escaneadas, para su posterior localización.

8.- Registro de metainformación. Por cada documento que archivemos podemos registrar una información adicional, por los cuales además localizarlos. Podremos definir a modo de formulario los campos y tipos de datos de esta metainformación. Por ejemplo, utilizando un campo autonumérico, podríamos crear las claves el registro de entrada de nuestra empresa. Es más es posible registrar distinta metainformación dependiendo del tipo de documento.

9.- Integración con la suite ofimática de Microsoft. Este es otro detalle importante que ofrecen muchos DMS, es decir, que desde el propio MS Word, Excel o Power Point, se pueda acceder al gestor documental.

10.- Definición de plantillas para la subida de documentos.

11.- Wiki / foro colaborativo por cada archivo.

12.- Posibilidad de búsqueda atendiendo al nombre del archivo, metainformación registrada, contenido del documento, etc.

13.- Interfaz web. Muchos funcionan vía web, por lo que podremos acceder desde un ordenador (windows, mac o linux) o una tablet.

Aunque algunas de las características expuestas sólo lo cumplen los DMS más avanzados, lo que si cumplen todos es la indexación de contenidos o registro de metainformación. Sólo con estas dos características conseguimos un ahorro de tiempos impresionante a la hora de localizarlos.

Respecto a precios, el mercado es amplio. Existen soluciones para pequeñas empresas / organizaciones por unos 150-200€, a soluciones de mayor calado y volumen que requieren la implantación de miles de euros realizadas por empresas especializadas. También existen soluciones basadas en software libre y/o gratuito, cuya implantación básica podría realizar el propio departamento de TI de la misma empresa.

Por tanto si no sabías lo que era un DMS o te planteas llevar una mejor organización documental de tu empresa, ya sabes que un Gestor Documental es opción idónea para tu trabajo, y que existen alternativas adaptadas a la escala de tu negocio.

5 pensamientos en “Organiza bien los documentos de tu empresa con la ayuda de un DMS

  1. ben

    El problema de la gestión documental de hoy es que, aunque se puede encontrar soluciones accesibles al nivel de tarifa, hasta OpenSource para algunas… los costos de integración y configuración son muy elevados para las PyMEs, y muchas de ellas no tienen la necesidad de tantas funcionalidades.

    Creo que el futuro del ECM (gestión documental) para las PyMEs vendrá con soluciones simples, click and go, y adaptadas a sus recursos técnicos y financieros.

  2. Juan Miguel Moreno Autor

    Estimado Carlos,
    su consulta es un poco offtopic ya que este artículo trata sobre los DMS o Gestores Documentales, que poco tienen que ver con software con fines educativos o pedagógicos.
    Si se refiere a si existen DMS con versiones de demostración para evaluar su funcionamiento, le podemos decir que la mayoría del mercado tienen esta posibilidad.

  3. Juan Miguel Moreno Autor

    Las soluciones en “la nube” o que explotan la filosofía SAS (Software As a Service), tienen su nicho de mercado y suelen ser una forma rápida de bajo coste inicial para dar soluciones.
    Estas soluciones tienen muchos puntos en común con lo que ya os comentamos en estos artículos sobre las ventajas/inconvenientes de software web vs software de escritorio.
    http://www.prismasoftwaregestion.com/blog/software-web-vs-software-no-web-o-de-escritorio-12/
    http://www.prismasoftwaregestion.com/blog/software-web-vs-software-%E2%80%9Cno-web%E2%80%9D-o-de-escritorio-22/

    Sin embargo, el SAS no es la panacea ni aplicacable para cualquier tipo de empresa.
    La gestión documental suele requerir bastante capacidad de almacenaje, velocidad de acceso a la información, disponibilidad fulltime a la misma, control completo sobre la información, bastantes horas destinadas a una correcta organización y estructuración de la misma y generalmente confidencialidad debido a la naturaleza de los documentos…

    Dependiendo de cómo valoremos estos puntos, una solución SAS puede ser, o no ser apta según el caso. Además debes pensar en la escalabilidad del sistema …
    Los que piensen en utilizar un DMS basado en SAS o como alquiler en internet a fin de evitarse malas experiencias, antes de tomar una decisión deberían madurar muy bien esos puntos clave y realizarse estas sencillas preguntas:

    1.- ¿ confiarías los datos de tu empresa a un tercero (almacenaje, gestión, privacidad, backups, seguridad, …) ? ¿ y en qué tercero ?

    2.- ¿ puedes permitirte no acceder a tu información porque falla internet o el servicio de la empresa contratada ?

    3.- ¿ Es asumible esperar 15 minutos o más en acceder o almacenar a un fichero pesado del DMS ?

    4.- Si decides dejar el servicio del DMS … ¿ qué pasa con tus datos ? ¿ Cuántos GB de información tenías alojados y cómo los recuperas ?

    5.- si crezco y necesito más ¿ cuánto más pueden darme y a qué precio ? ¿ tendré que irme a otra solución ? ¿ qué me supondría cambiar de DMS ?

    Un saludo.

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