Organiza bien los documentos de tu empresa con la ayuda de un DMS

Poco a poco, la oficina “sin papeles” se está convirtiendo en una realidad. Diariamente solemos manejar más documentos en formato PDF, MS. Word o Excel que en soporte papel.

Con el bajo coste de las impresoras multifunción se ha hecho común en muchas empresas escanear los documentos físicos, principalmente facturas o albaranes, para guardar una copia y archivarla en soporte digital…

Bienvenido a la "oficina sin papeles"

En esta situación seguramente en más de una ocasión nos habremos preguntado

¿ dónde está la factura del proveedor X de hace 7 meses ?
¿ dónde están las facturas donde hayamos comprado el producto Y ?
¿ Dónde está la notificación que nos envió Hacienda de hace unos meses ?

Sí amigos, con la nueva oficina “sin papeles” hemos cambiado el desorden físico de los papeles que solían inundar nuestra empresa por un dersorden “invisible” y digital
de nuestros documentos…

Como en toda empresa, el orden es fundamental, y en este artículo, tras el salto, os mostraremos lo cómoda que nos puede hacer la vida la utilización de un Software de Gestión Documental (DMS).
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5 preguntas básicas que debes hacerte cuando hagas backups

¿ Quién no ha perdido alguna vez en su vida un documento o un fichero muy importante que tenía en su ordenador, disquete o lápiz de memoria USB ?

Enfado, desolación y finalmente resignación son sentimientos que todos hemos experimentado en esos momentos.

Y es que un escalofrío aterrador nos invade el cuerpo cuando detectamos que existen ficheros que son imposibles de rehacerse (ej: fotos familiares o de nuestra niñez)

Desolación al perder tus datos

La cara que se te queda tras perder información valiosa

Son en esos instantes donde se nos enciende la bombilla y nos asalta la gran pregunta existencial:

¿ Por qué no hice copias de seguridad / backups ?

Realizar copias de seguridad (backups) de nuestros datos y aplicaciones es una labor muy importante y “obligatoria”, de la que nos suele faltar conciencia y disciplina para llevarlas a cabo.

Y es que las causas que nos hacen perder información son muy variadas, desde fallos humanos, en las aplicaciones, errores hardware o factores externos (subidas de tensión, robos, incendios, inundaciones, etc).

Disco duro roto

Además de nada sirve tener un plan de backups si este está mal planteado y ejecutado.

Si ya estás concienciado y quieres evitar errores, en este artículo y tras el salto te mostramos 5 preguntas que debes hacerte cuando vayas a definir tu plan de backups.

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2012 El año de los miniordenadores ARM de bajo coste

En los últimos años hemos podido ver cómo los aparatos electrónicos son cada vez más potentes y de menor tamaño, siendo el sector de la telefonía móvil el que ha impulsado y experimentado un mayor avance.

Por otro lado, en la industria de la electrónica de consumo, como sucede en la del automóvil, la televisión o la textil, existen temporadas donde los distintos fabricantes impulsan un producto estrella o diferenciador intentando buscar un nicho de mercado. Esto ha sucedido con los portátiles, después los netpcs / miniportátiles, libros electrónicos, cámaras de foto digitales, los tablets y próximamente los ultraportátiles (portátiles ultradelgados de pocos cientos de gramos).

Sin embargo, y sin hacer mucho ruido para la gran industria, se están colando por la puerta trasera unos nuevos “artilugios” que están empezando a dar que hablar y mucho durante este 2012. Son los miniordenadores o mini computadores de bajo coste, que parecen haber cautivado a geeks, aficionados a la informática y escuelas de enseñanza.

Raspberry PI. El logo del proyecto que verán mucho estos meses.

Estos son pequeños PCs de mínimas dimensiones que van desde el tamaño de un lapiz de memoria USB, pasando por una tarjeta de crédito a un STB (Set Top Box) o router wifi, con posibilidad de conexión a un televisor, y en la mayoría de los casos con precios igualmente bajos.

Bien … pero … ¿ qué ventajas o usos puede tener ?

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Cloud computing y el software de gestión: estar en la nube

Una nueva forma de gestión

El Cloud computing, o computación en la nube representa una nueva forma de entender la oferta de servicios en Internet que está ganando mucho terreno en los últimos años. Este paradigma, relativamente reciente, basa su fuerza en el hecho de que los usuarios puedan acceder a multitud de servicios sin que, necesariamente, tengan muchos o incluso ningún conocimiento de software de gestión o de hardware de lo que están haciendo uso.  Por tanto está comenzando a ganar terreno a soluciones tradicionales de escritorio ubicadas en nuestras oficinas.

Cloud computing - Software de gestión en la nube

“Estar en la nube”

La expresión “estar en la nube” (a la que alude el Cloud Computing) se ha vuelto frecuente en el mundo de Internet. El Cloud computing  permite reunir juntos una gran cantidad de servicios que, habitualmente, requerían de un amplío, variado y sofisticado software y hardware, lo cual viene siendo ideal para un software de gestión. De esta manera, es muy útil para las pequeñas empresas que no tienen tiempo ni dinero para invertir en departamentos especializados que se encarguen de gestionar ese software de gestión que, además, normalmente requería de un hardware caro. Así, por tanto, el Cloud Computing permite ahorrar costes a través de un hardware y software de gestión centralizado, contratado  a modo de alquiler.

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