Consejos en la elección de un ERP. Los 7 factores elementales (2/2)

Bien en el artículo anterior, básicamente enumerábamos los 7 factores a tener en cuenta en la elección de un ERP :

  1. Funcionalidad
  2. Tecnología utilizada, posibilidades de futuro
  3. Experiencia de la empresa implantadora
  4. Fabricante del software
  5. Tiempos de implantación
  6. Soporte, actualizaciones
  7. Coste total de propiedad

llegando a comentar los dos primeros (funcionalidad y tecnología utilizada). En este artículo continuamos comentando los restantes:

  1. Experiencia de la empresa implantadora. Como indicábamos anteriormente, el software es una herramienta para su empresa. Pero una herramienta a la que debe adaptarse y que deberán adaptársela a las peculiaridades de su empresa. El éxito de una implantación radica en gran medida en la empresa que realiza esta labor. Haciendo un símil, un ERP es como un traje de fábrica, este puede puede elegante, informal, para verano o invierno, … todo depende del tipo que necesite. Sin embargo, una vez que lo elija  le deberán tomar medidas y realizar arreglos para adaptarlo a su cuerpo. Por ello,  el éxito de que el traje le quede mejor o peor dependerá en gran medida de las habilidades, soltura y experiencia de quien le venda y arregle el traje.  Deberia realizarse estas preguntas:
    ¿ qué experiencia tiene la empresa ?
    ¿ cuánto tiempo lleva trabajando ?
    ¿ han implantado con anterioridad para otra empresa de mi sector ?
    ¿ qué referencias puedo tener de ella ?

  2. Fabricante del Software.  En relación con los puntos comentados anteriormente sobre las posibilidades de futuro, es importante tener información sobre el ERP y la empresa que está destrás de su desarrollo. Ella es la responsable del 100% de las funcionalidades estándar que ofrece el ERP, su evolución y planes de futuro, y es quien en última instancia responderá por este. Por lo cual debería plantearse estas cuestiones:
    ¿ qué empresa es la desarrolladora del ERP ?
    ¿ cuál es su evolución en los últimos años ?
    ¿ cuántas implantaciones tiene a nivel ?
    ¿ dispone de verticalizaciones para mi sector ?
  3. Tiempos de implantación.  Cuando se propone la implantación de un ERP, esta debe marcarse dentro de unos plazos y tiempos previstos. Son comunes los casos de implantaciones largas que llegan a cerca de un año por una mala planificación inicial, o sencillamente aquellos en los que se contrataron soluciones sin mirar sus tiempos de implantación.  Antes de elegir un ERP deberá preguntarse ¿ en cuánto tiempo se implantará el ERP en la empresa ? ¿ qué plan o timming del proyecto tienen propuesto ? Aunque en muchas soluciones dicen tener bajos tiempos de implantación, sea cuidadoso en la elección. ¿ qué es poco tiempo ? ¿ qué es mucho ? La mejor forma de salir de dudas es comparando lo que le ofrezcan distintas soluciones. Si le informan que los tiempos de implantación son por debajo de 1 mes, deténgase y estudie el caso. Son pocos los escenarios donde un ERP se implanta en menos de 1 mes. En situaciones de dudosa temporalidad,  hágase estas preguntas:
    ¿ cómo le han contabilizado el tiempo ?
    ¿ están incluidas todas las fases del proyecto ?
    ¿ se lo han contabilizado como la suma de las dedicaciones de los consultores/técnicos implicados ?
    si es así, tenga en cuenta que suele ser una temporización correcta para presupuestar, pero irreal en la implantación, ya que es normal que existan labores que no se puedan solapar en el tiempo, o requieran reunirse con personas o grupos de ellas que habrá que coordinar, por lo que pasará tiempo entre distintas reuniones. Para evitar estas situaciones, considere importante que le presenten un plan de implantación con un calendario asociado.
    ¿ realmente es un ERP lo que le van a implantar ? quizás le estén vendiendo una “suite de gestión”, que aunque le pueda ser válido, no es un ERP. En los últimos 10 años, han aflorado muchas suites de gestión, que dicen ser “ERP”. Este es un término tan vulgarmente usado por sendas compañías para hacer referencia a su software de gestión, que en muchos casos, nos hacen dudar de  ¿ qué es un ERP ? o de si lo que estamos comprando es un ERP. Bien si desea saber exactamente lo que es un ERP, le sugerimos acceda a esta sección de la web (Definición de ERP), o bien acuda a la Wikipedia. Para aclarar un poco, desde otro punto de vista, podemos decir que NO es un ERP aquella aplicación o conjunto de estas que integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de “Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo”, por tanto se concibe como una aplicación que gestiona los datos de la empresa de una forma global, y no como varias aplicaciones que intercambian o exportan datos en bases de datos distintas.
  4. Soporte, actualizaciones, personalización / integración. Antes de implantar un ERP en su empresa, deberá ser consciente de la necesidad de soporte sobre el funcionamiento de la aplicación o las personalizaciones realizadas. También es importante ver qué grado de personalización me pueden ofrecer y la integración con otros sistemas o maquinarias existentes. Estudie con detenimiento el típo de soporte que le ofrecen, si se incluyen o no actualizaciones, qué forma de contratación tiene (cuota anual proporcional a las licencias, bolsa de horas de trabajo, …)
  5. Coste total de propiedad. Este es un apartado delicado y a veces confuso. ¿ cuánto me cuesta realmente implantar la solución ?. Tenga presente que toda solución tiene asociado unos costes directos y otros “ocultos” o indirectos.Los costes directos, como su nombre indica son los mas obvios y están reflejados en la mayoría de los presupuestos (licencias del ERP, horas de contultores y técnicos en la implantación / personalización o desarrollos complementarios para añadir funcionalidades que no vienen en el estándar, soporte postimplantación, actualizaciones de versión, etc).Por otro lado existen costes ocultos derivados de los anteriores y que no siempre se expresan en un presupuesto formal, como pueden ser (hardware necesario, licencias de sistema opertativo / aplicaciones / librerías de terceras empresas, formación / adaptación del personal, horas de trabajo del personal no dedicadas a la producción durante el proceso de implantación, etc). En este último caso hemos contemplado algunos que podrían considerarse directos (hardware, licencias de sistema operativos o software de terceras empresas), pero que debido a que en ocasiones son obviados y en otras no contemplados en el presupuesto formal de la oferta, hemos preferido incluirlos en indirectos. Recuerde medir todas estas variables, a la hora de contrastar precios, ya que se puede llevar una desagradable sorpresa al elegir supuestamente una opción de menor coste, pero que a corto / medio plazo es más cara que otras.

Espero que este artículo dividido en dos entradas os haya sido útil. Los siete puntos o factores indicados se han abordado de una forma introductoria y ligera, por lo que seguramente en próximas entradas, se traten algunos con mayor profundidad.

Por último, si queréis hacer cualquier tipo de comentario, sugerencia o ampliarlos, registraos y escribid.

3 pensamientos en “Consejos en la elección de un ERP. Los 7 factores elementales (2/2)

  1. Pingback: ¿ Qué solución empresarial elegir … ERP o Software Vertical ? | El Blog del Software de Gestión en la PYME

  2. jose david

    Una excelente exposición.

    Sinceramente creo que es necesario este tipo de publicaciones, ya que en muchas ocasiones las empresas que se plantean la elección de un ERP se encuentran un poco perdidas y en muchas ocasiones no muy bien aconsejadas…

    Esta es una buena manera de ir conociendo todo aquello que rodea a los ERP. Enhorabuena!!!!

    Un saludo

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